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山东大学资助研究生参加国际学术会议工作流程
作者:  来源:   发布时间:2019-04-19 10:46:02  浏览次数:

根据学校最新要求,对于参加国际会议的研究生,申请资助和办理出国(境)手续分开办理。会议资助一年仅受理评选4次,请严格按照申请资助流程的时间办理(一)。参加国际会议(无论申请资助与否)需要办理出国(境)手续(请提前1-2个月),每周四受理,详见(二)。


一、申请资助流程

1.申请人于每年12月、3月、6月、9月后两周星期四前到学院办理申请手续,须提交如下材料:

  (1)《山东大学资助研究生参加国际学术会议(境外)申请表》;

  (2)会议主办方出具的正式邀请函录用通知(一式两份)、论文录用类别(ORAL或POSTER)证明(请附正式证明函件有官方签名或大会正式program),邀请函需提供导师签名的中文翻译件;

(3)提交导师审核签字论文原稿,格式按国内外正式期刊投稿格式,且作者为第一作者、山东大学为第一署名单位;

(4)外语水平证明;

(5)会议日程,个人政审材料(见附件,需所在单位书记签字,盖党委的章);

(6)正高级专家推荐信两封。

(7)山东大学研究生申请国际会议资助汇总表


2.导师、学院对研究生提交的材料进行审核,在《山东大学资助研究生参加国际学术会议(境外)申请表》上签署意见,并由主管院长签字盖章;同一学院有两名及以上学生参加同一会议,由所在学院进行推荐排序不同学院有两名及以上学生参加同一会议自备上述(1)-(4)材料电子版发lujia@sdu.edu.cn,学院统一发齐鲁医学院并由齐鲁医学院研究生处组织专家组进行推荐排序,未接受过资助者优先考虑。

   3. 《山东大学资助研究生参加国际学术会议(境外)申请表》《山东大学研究生申请国际会议资助汇总表》需加盖单位公章,申请材料以学院为单位,每年12月、3月、6月、9月后两周星期四上午交至齐鲁医学院研究生处。

  二、办理出国(境)审批手续

1.个人申请材料:

国际事务部网站——出入境事务——出国出境——相关下载——《山东大学因公出国、赴港澳申报表》,并附邀请信复印件中文翻译件个人政审材料(见附件,需所在单位书记签字,盖党委的章)、山东大学研究生短期出境(国)汇总表。申报表填写问题可咨询电话88364544,特别注意出境时间、入境时间须与邀请函时间一致,因时差问题可提前1天,晚回2天。经费来源须填写,申请国际会议资助同学,如导师同时给与资助者,可填写科研经费或导师指定经费。请与本单位保密员核实派出人员是否涉密,如为涉密人员,按其规定处理。

2.学院审核:《山东大学因公出国、赴港澳申报表》、山东大学研究生短期出境(国)汇总表需所在单位负责人签署意见并加盖公章。山东大学研究生短期出境(国)汇总表》电子版发至py@sdu.edu.cn

3.每周四上午提交申请材料纸质版、汇总表电子版到齐鲁医学院研究生处办理,统一上交研究生院:B317审核-B305签字-B331盖章。

4.国际事务部办理审批手续:国际事务部C315。

5.赴台湾审批程序同上,具体见国际事务部网站。

  三、报销流程(每周三上午)

研究生院经费报销范围包括机票、住宿费、会议注册费等;伙食费和差旅补助等不在报销范围内。

1.报销之前请将电子版的会议总结、参会照片等请发邮箱lujia@sdu.edu.cn,之后以学院为单位将材料报送。

2.携带护照、发票等参会相关材料至国际事务部(明德楼C315)办理核销手续。

国际事务部会审核后,提供签字盖章的“山东大学因公出国境外汇开支预算表”、“临时出国境用汇核销单”。

3.财务报账大厅审核、填写报销单

(1)携带国际事务部出具的“山东大学因公出国境外汇开支预算表”、“临时出国境用汇核销单”、“山东大学出国赴港澳任务批件”到财务报账大厅11号“外汇报销”窗口审核。

(2)从财务报账大厅领取 “山东大学差旅费结算表”,将其余发票按要求粘贴填写,并请财务人员核实是否符合报销要求。

4.办理好以上手续,携带已填写并粘贴的“临时出国境用汇核销单” 山东大学研究生参加国际学术会议总结报告模板及说明(2019已上网) 新.docx 山东大学研究生公派出国(境)政治思想情况审核表.doc 关于《山东大学资助研究生出境参加国际学术会议管理办法》的补充规定.docx 山东大学资助研究生出境参加国际学术会议管理办法 ok.docx和“山东大学差旅费结算表”等报销单据及参会相关材料至研究生院培养办(明德楼B317)办理相关手续。参会相关材料包括:

(1)会议日程安排(含有本人发言或报展的日程页原件、复印件)、会议论文集等会议材料;

(2)护照原件及首页和标有出入境日期页面的复印件;

(3)相关发票原件;

(4)山东大学出国赴港澳任务批件(由国际事务部出具)。


四、其他

1.已经获得资助名额者,如未能成行,资助名额自动取消,不可转为资助参加其它会议、不得转让他人使用;改为申请其它会议参会资助者,须重新申报。

2.如申请人正在境外交流,欲往第三地参加国际会议则暂不能申请该项目资助。

3.2017山大公派项目QQ群 237251702,入群者申请加入参加“国际会议讨论组”

 

  山东大学资助研究生参加国际学术会议(境外)申请表(2019已上网) 新.doc

 山东大学研究生短期出境(国)汇总表 新 (无论是否申请资助,均需填写).xls

 山东大学研究生申请国际会议资助汇总表 新 (仅申请资助填写).xls

  山东大学研究生参加国际学术会议总结报告模板及说明(2019已上网) 新.docx

 山东大学研究生公派出国(境)政治思想情况审核表.doc 

关于《山东大学资助研究生出境参加国际学术会议管理办法》的补充规定.docx

 山东大学资助研究生出境参加国际学术会议管理办法 ok.docx

 

 

 

 

 

 

 

 
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